รายงานทางการเงิน คือการนำเสนอข้อมูลทางบัญชีอย่างมีรูปแบบที่เป็นมาตรฐาน เพื่อแสดงผลการดำเนินงานของกิจการ ฐานะทางการเงิน สภาพคล่อง กระแสเงินสดของกิจการ ฯลฯ เพื่อให้ผู้ที่เกี่ยวสามารถนำข้อมูลดังกล่าวไปใช้ประโยชน์ได้ โดยรายงานทางการเงินที่สำคัญแบ่งเป็น 3 ลักษณะตามช่วงเวลาที่จัดทำรายงานดังนี้
- รายงานบัญชีประจำวัน เป็นรายงานทางบัญชีที่จัดทำขึ้นเป็นประจำทุกวัน ประกอบไปด้วยรายงานเงินคงเหลือรายวัน และรายงานรายรับ รายจ่าย หน่วยงานทางการเงินของกิจการจะต้องจัดทำรายเหล่านี้ในทุกๆวัน เพื่อนำเสนอสถานภาพการดำเนินงานและเงินคงเหลือในแต่ละวันต่อผู้บริหาร เพื่อประกอบการพิจารณานำเงินส่วนเกินดังกล่าวไปบริหารเพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุด
- รายงานประจำเดือน เป็นรายงานทางบัญชีที่ตั้งจัดทำในทุกๆเดือน โดยจะกำหนดวันที่สำหรับอ้างอิงในรายงาน เช่น ทุกวันที่ 20 ของเดือนถัดไป โดยรายงานประจำเดือน ประกอบไปด้วย
- รายงานแสดงฐานะทางการเงิน (งบดุล) เป็นรายงานแสดงสถานะของกิจการ ณ วันที่ที่ระบุไว้ในรายงาน ซึ่งประกอบไปด้วยสภาพสินทรัพย์ หนี้สินและทุนของกิจการ
- งบกำไร-ขาดทุน เป็นงบแสดงผลการดำเนินงานเพื่อสรุปรายได้และค่าใช้จ่าย โดยจะต้องจัดส่งรายงานพร้อมกับงบดุล
- งบกระแสเงินสด เป็นงบแสดงสภาพคล่องของกิจการ โดยเป็นสรุปเกี่ยวกับรายการเปลี่ยนแปลงสุทธิที่เกิดขึ้นของเงินสดและรายการเทียบเท่างเงินสด ระหว่างรอบระยะเวลาบัญชี
- รายงานประจำปี เป็นรายงานที่จัดทำขึ้นหลังจากวันปิดบัญชีประจำปี เพื่อแสดงผลการดำเนินงานและฐานะของกิจการต่อคณะกรรมการบริหาร และหน่วยงานรายชการ โดยรายงานประจำปี ประกอบไปด้วย
- รายงานแสดงฐานะทางการเงิน (งบดุล)
- งบกำไร-ขาดทุน
- งบกระแสเงินสด
- รายละเอียดประกอบงบการเงิน
- งบการเงินเปรียบเทียบ
โดยรายงานแสดงฐานะทางการเงิน งบกำไร-ขาดทุนและงบกระแสเงินสด เป็นรูปแบบรายงานเช่นเดียวกับการจัดทำรายงานประจำเดือน แต่เป็นการรวบรวมข้อมูลในๆทุกเดือนมาจัดทำรายงานประจำปี โดยต้องจัดทำภายใน 60 วันหลังจากการประกาศปิดบัญชีประจำปี และต้องมีรายละเอียดประกอบงบการเงินเพิ่มเติม ดังนี้
1.รายละเอียดเงินสดและเงินฝากธนาคารแต่ละประเภท
- รายละเอียดลูกหนี้เงินยืมและเงินทดรองยืม
- รายละเอียดประกอบสินทรัพย์หมุนเวียนอื่นๆ
- รายละเอียดเจ้าหนี้การค้าและเจ้าหนี้อื่นๆ
- รายละเอียดทุนสะสม
- รายละเอียดประเภทย่อยรายได้หรือค่าใช้จ่ายต่างๆ
ซึ่งรายละเอียดประกอบงบการเงินจะช่วยให้บุคคลภายนอก เช่น นักลงทุน ธนาคาร หน่วยงานรัฐบาล สามารถทำความเข้าใจงบการการเงินได้ง่ายและละเอียดยิ่งขึ้น จนนำไปสู่การวิเคราะห์และการใช้ประโยชน์ที่มีผลดีต่อกิจการต่อไป
จะเห็นได้ว่างบรายงานทางการเงินมีความสำคัญมากไม่เพียงต่อกิจการ แต่ยังเป็นประโยชน์ต่อบุคคลภายนอกอีกด้วย ดังนั้นกิจการต้องให้ความสำคัญจัดข้อมูลการบัญชีและรายงานทางการเงินที่ได้มาตรฐาน ถูกต้องและมีประสิทธิภาพ เพื่อให้รายงานทางการเงินเป็นเครื่องมือที่ก่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดต่อกิจการ