ต้องทำอย่างไร หากเอกสารบัญชีหายหรือเสียหาย

ต้องทำอย่างไร หากเอกสารบัญชีหายหรือเสียหาย
Click to rate this post!
[Total: 273 Average: 5]

เอกสารบัญชีถือเป็นเอกสารสำคัญทางธุรกิจ เพราะนอกจากจะเป็นตัวแสดงสถานะภาพทางการเงินของธุรกิจแล้ว ยังเป็นเอกสารสำคัญที่กฏหมายใช้ตรวจสอบสถานะภาพของกิจการนั้นๆ ซึ่งกฏหมายได้ระบุไว้ว่าผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีต้องเก็บรักษาบัญชีไว้เป็นเวลาไม่น้อยกว่า 5 ปี แต่ต้องไม่เกิน 7 ปี โดยเก็บไว้สถานประกอบกิจการหรือสถานที่ ที่ทำงานประจำตามที่ได้แจ้งกับกรมพัฒนาธุกิจการค้าไว้

อย่างไรก็ตามอาจมีหลายสถานการณ์เกิดขึ้นอย่างไม่คาดคิด เช่น ไฟไหม้หรือน้ำท่วม ทำให้เอกสารทางบัญชีเสียหายหรือสูญหาย ดังนั้นในบทความนี้จะรวบรวมลำดับขั้นตอนที่ต้องทำ หากเอกสารทางบัญชีเสียหายหรือสูญหาย เพื่อให้ผู้ประกอบการหรือผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีสามารถปฏิบัติตามได้ถูกต้องหากเกิดกรณีดังกล่าว

ขั้นตอนในการดำเนินการ หากเอกสารบัญชีเสียหายหรือสูญหาย

  1. ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีทำการสำรวจและจดบันทึกว่าเอกสารบัญชีที่สูญหายปีและเดือนใด พร้อมถ่ายรูปไว้เป็นหลักฐาน(กรณีเอกสารเสียหาย)
  2. ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีแจ้งความกับเจ้าหน้าที่ตำรวจเพื่อลงบันทึกประจำวัน เนื่องเอกสารบัญชีเป็นเอกสารสำคัญของกิจการ
  3. ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีต้องแจ้งกับสารวัตรบัญชีที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้าและสรรพากรพื้นที่ให้ทราบภายใน 15 วัน โดยสารวัตรบัญชีจะทำหน้าที่บันทึกและตรวจสอบหลักฐานการสูญหาย ในกรณีที่เอกสารทางบัญชีมีการเคลื่อนย้ายและไม่ได้ถูกเก็บไว้ในที่ที่แจ้งไว้กับกรมพัฒนาธุกิจการค้า ซึ่งสารวัตบัญชีอาจตั้งข้อสันนิษฐานได้ว่าผู้จัดทำบัญชีมีเจตนาทำให้เอกสารเสียหาย บิดเบือนหรือทำให้สูญหาย
  4. ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี เตรียมเอกสารสำคัญประกอบการยื่นแจ้งเอกสารบัญชีสูญหาย/เสียหาย ดังนี้
  • ดาวน์โหลดแบบแจ้งบัญชีสูญหายที่เว็บไซต์ กรมพัฒนาธุรกิจการค้าพร้อมกรอกรายละเอียดให้ถูกต้อง
  • เตรียมสำเนาทะเบียนพาณิชย์กรณีประกอบธุรกิจในรูปแบบกิจการคนเดียว หรือสำเนาหนังสือรับรองการจดทะเบียนเป็นนิติบุคคลกรณีจดทะเบียนในรูปนิติบุคคล เช่น บริษัท ห้างหุ้นส่วนนิติบุคคล
  1. เตรียมหลักฐานที่แสดงว่ามีการสูญหาย/เสียหายจริง เช่น ภาพถ่ายของสถานที่เหตุประกอบกิจการในกรณีเอกสารบัญชีเสียหาย แต่หากเอกสารบัญชีไม่ได้ถูกเก็บไว้ที่สถานประกอบการ ผู้จัดทำบัญชีต้องยื่นหลักฐานเพิ่มเติมให้กับสารวัตรบัญชีเพื่อแก้ข้อกล่าวหาเจตนาทำให้เอกสารเสียหาย บิดเบือนหรือทำให้สูญหาย มิฉะนั้นผู้จัดทำบัญชีจะมีความผิดทางกฏหมาย
  2. กรณีจัดตั้งในรูปแบบห้างหุ้นส่วน ต้องเตรียมหนังสือมอบอำนาจลงลายมือประทับของทุกหุ้นส่วนพร้อมประทับตราสำคัญ (ถ้ามี)
  3. การยื่นแบบแจ้งเอกสารบัญชีสูญหาย/เสียหาย
  • กรณีสถานประกอบการตั้งอยู่ที่กรุงเทพ ให้ยื่นแบบที่สำนักกำกับดูแลธุรกิจ กรมพัฒนาธุรกิจการค้า กระทรวงพาณิชย์
  • กรณีสถานประกอบการตั้งอยู่ต่างจังหวัด ให้ยื่นแบบที่สำนักงานพัฒนาธุรกิจการค้าของจังหวัดนั้นๆ
  1. เมื่อผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีได้ยื่นแบบแจ้งบัญชีสูญหายพร้อมเอกสารต่างๆ เป็นที่เรียบร้อย เจ้าหน้าที่จะรับคำขอพร้อมทำการตรวจสอบแบบแจ้งและทำการลงทะเบียนรับคำขอ จากนั้นสารวัตiบัญชีจะทำหน้าที่ตรวจสอบเอกสารหลักฐานต่างๆเพื่อยืนยันว่าบัญชีได้สูญหายหรือเสียหายจริง จากนั้นจะพิจารณาการรับแจ้งซึ่งหากเห็นชอบว่าเอกสารมีการเสียหายหรือสูญหายจริง เจ้าหน้าที่จะจัดส่งแบบแจ้งนี้ให้กับผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี เพื่อเก็บเป็นหลักฐานและนำไปยื่นต่อกรมสรรพากรต่อไป ซึ่งใช้เวลาประมาณ 1-2 อาทิตย์ในการดำเนินการในขั้นตอนนี้

ซึ่งทั้งหมดนี้คือการสรุปขั้นตอนสำหรับการดำเนินการหากเอกสารบัญชีหายหรือสูญหาย อย่างไรก็ตามกิจการอาจจำเป็นต้องใช้ข้อมูลในเอกสารบัญชีเหล่านั้น ซึ่งสามารถขอสำเนาซื้อและสำเนาขายจากคู่ค้าของกิจการเพื่อนำมาใช้เป็นข้อมูลทดแทนได้

(Visited 24 times, 1 visits today)

Leave a Comment

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

Scroll to Top